Selasa, 03 Januari 2012

Aplikasi Siklus Pengeluaran

SIKLUS PENGELUARAN


TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan yang tujuannya adalah:
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua barang yang di pesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas.

MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimasukkan dalam fungsi ini atau mungkin di masukkan ke dalam fungsi pemasaran. Manejemen persediaan juga termasuk pembelian, penerimaan, penyimpanan. Pembelian berfokus pada pembelian pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan. Penerimaan bertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan.

IMPUT DATA
Sumber data adalah catatan lalau dari kepala departemen, pembeli, pemasok, deparartemen produksi dan lainnya.
Formulir yang dibutuhkan oleh aktivitas pengeluaran yaitu :
1. Permintaan pembelian
2. Order pembeliaan
3. Laporan penerimaan
4. Faktor pemasokr penggeluaran
5. Cek penggeluaran
6. Memorandum debit
7. Formulir pemasok
8. Request for proposal

PENGOLAHAN DATA
Berikut ini prosedur pemprosesan pengeluaran kas. Bangaimanapun system informasi akuntansi tidaklah identik dengan keharusan menggunakan komputer sebagai pemproses. Dalam prosedur pembelian tahapan yang dilakukan yaitu :
1. Penentuaan barang yang dipesan. Dalam bagian ini gudang mengecek apakah barang yang tersedia telah melewati batas titik pemesanan kembali. Apabila ada item yang perlu dipesan maka daftarkan dalam formulir barang yang telah disipkan.
2. Penyiapkan order pembelian. Apabila barang yang dibeli tidak cocok maka pembeli memilih pemasok yang paling cocok dan siap order pembelian.
3. Penerimaan barang yang dipesan. Ketika barang dipesan dating sesuai tidak dengan pesanandan barang yang dating harus sesuai dengan pesanan.
4. Penerimaan faktur dari pemasok. Jika faktur dari pemasok tiba maka yang menangani adalah departemen pembelian.
Dalam prosedur pengeluaran kas, aktiva yang dilakukan adalah menyiapkan vocer utang yang belum dibayar, pembuatan cek, penandatanganan cek, memproses pencatatan penggeluaran kas dan posting nilai kas.

OUTPUT INFORMASI
Daftar dan operasional yang dihasilkan yaitu :
1. Faktur yang berfungsi sebagai daftar faktur yang diterima dari pemasok.
2. Register cek yakni daftar cek yang telah dikeluarkan.
3. Laporan pembelian yang memberi informasi.
4. Laporan faktur pembelian.
5. Laporan status persediaan yang berisikan jumlah barang yang diterima, dikirim dan berada digudang..
6. Laporan pengiriman yang lewat waktu.


LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer. Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1. Daftrr umur piutang.
2. Laporan factor-faktor penting.
3. Analisis penjualan.
4. Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.

LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN.
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana. Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.

PENGENDALIAN INTERN.
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1. Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2. Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3. Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4. Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5. Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6. Semua posting dilakukan dengan tepat.
7. Semua catatan akuntansi, sediaan dan kas adalah aman.

PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Pengendalian organisasional.
2. Dokumentasi pengendalian.
3. Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4. Pengendalian praktek manajemen.
Pengendalian operasi pusat data.
1. Pengendalian otorisasi.
2. Pengendalian akses.

PENGENDALIAN APLIKASI
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1. Pengendalian input.
2. Pengendalian proses.
3. Pengendalian output.

SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima barang dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian, penerimaan dan penyimpanan. Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan. Penerima bertanggung jawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya. Berkaitan dengan siklus pengeluaran, tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.



SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi
Pembelian
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
Gudang/Bagian Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang Dagang
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.
Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan data
Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.
Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.
Pemrosesan awal data
Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.
Pemrosesan lanjut
Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
Update data
Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.
Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).
Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).
uaran Dalam DFD

Sumber :http://adindafitriani.blogspot.com/2011/11/aplikasi-siklus-pengeluaran.html
http://fadli-tn.info/blog/aplikasi-aplikasi-siklus-pendapatan-dan-pengeluaran/

0 komentar:

Posting Komentar

About Me

Pengikut